En un comercio de artículos de cocina, las ventas totales de un producto están subiendo en todas las sucursales, pero resultaron ser decrecientes, para un tipo de presentación, en la modalidad “on line”, con cierto tipo de clientes y en determinada forma de pago.  Un error en el diseño del carrito de compras, que por otra parte fue muy fácil de reparar, impedía cerrar la venta en ciertas circunstancias .

En una empresa venta de maquinaria industrial, los costos promedio de viaje se han reducido en casi un 15% gracias a la gestión del departamento de compras, que ha logrado negociaciones convenientes con los proveedores. Al analizar en profundidad la información, resultó que la duración de los viajes del personal técnico estaba aumentando en cierta sucursal, con destino a ciertas ciudades, por una mala práctica del personal con el uso de los fines de semana, por ejemplo, en un servicio de 3 días, en lugar de salir el lunes para regresar un miércoles, salían los jueves para regresar lunes.  Se implementaron algunos controles sencillos en la autorización de las salidas por servicio y se agregaron algunos indicadores en los informes mensuales.

La rotación promedio del personal en una empresa de ventas por departamento ha permanecido dentro de los estándares esperados en los últimos tres años, pero al analizar en profundidad, resultó que la rotación de vendedores, de sexo femenino, edad 18 a 25 años, de artículos para el hogar, en una determinada sucursal era más del doble, escondiendo un problema grave de clima laboral que se solucionó antes de llegar a mayores complicaciones.

En una clínica pública, la adherencia de pacientes crónicos al medicamento está dentro de los parámetros de la industria, pero se logró descubrir que en cierto segmento de pacientes, para cierto tratamiento y con determinado medicamento eran muy inferior a lo clínicamente deseable, generando un problema de salud pública y mayores costos por tratamientos de urgencia. Se implementó un sistema sencillo de seguimiento del tratamiento de pacientes para ese caso.

La demora en cerrar los contratos con los clientes de una empresa de tecnología se mantiene hace años en 45 días, que además estadísticamente no depende del ejecutivo que lo gestiona.

Pero con un análisis profundo se descubrió que los contratos gestionados por una ejecutiva, de un tipo de servicio, para un tipo de producto, llegaba casi al doble. Dicha ejecutiva no se sentía bien con esta combinación por desconocimiento tanto del producto como del servicio. Se solucionó con un simple entrenamiento.

En una Auditoria Financiera, el análisis primario de los datos del libro diario arrojó, ajustes contables manuales con imputaciones erróneas de pasivos a clientes, duplicaciones de registros de compras (igual proveedor, factura, importe), compras realizadas con tarjeta corporativa por importes superiores al autorizado, errores de ingreso del tipo de cambio en una moneda extranjera.

1ro.  Una vez que los vemos son claros, coherentes y nos parecen tan evidentes que pensamos “Yo me hubiera dado cuenta”, pero la realidad es que encontrarlos manualmente es prácticamente imposible.

Por ejemplo, en un análisis de ventas con 17 variables, (producto, presentación, sucursal, cantidad, precio, descuentos, modalidad, forma de pago, cliente, etc.) se deben analizar más de 131.071 combinaciones posibles.

La probabilidad de encontrar una combinación específica relevante es menor a sacar el premio mayor de la lotería. Sola tecnología puede hacer esos cálculos y presentarlos ordenadamente, o recurrir a la suerte o a la perspicacia del analista.

2do.- Las problemáticas presentadas están ocultan en los KPIs. En todos estos casos los KPIs promedio ocultaban en su distribución problemas y oportunidades de mejora.